退職代行を使われた企業の対処法とトラブル回避術

近年、退職代行サービスの利用が急速に増加しており、企業の人事担当者にとって新たな課題となっています。従業員が突然退職代行を通じて退職の意思を伝えてきた場合、適切な対処法を知らないと大きなトラブルに発展する可能性があります。

本記事では、退職代行を使われた際の具体的な対処法から、トラブルを未然に防ぐための予防策まで、人事担当者が押さえておくべきポイントを詳しく解説します。

退職代行を使われた際の適切な対処手順

従業員から退職代行サービスを通じて退職の申し出があった場合、企業側は冷静かつ迅速な対応が求められます。法的には、民法第627条により、無期雇用の従業員は2週間前の通知で退職が可能であり、企業側がこれを拒否することは原則できません。

1. 退職代行サービスの身元確認

まず重要なのは、退職代行サービスの運営元を確認することです。退職代行には以下の3つのタイプがあり、それぞれ対応範囲が異なります：

• 弁護士事務所：条件交渉・法的トラブル対応が可能
• 労働組合（ユニオン）：団体交渉権により条件交渉が可能
• 一般の民間業者：意思伝達のみで交渉は違法行為

2. 本人確認と書面での手続き

次に、委任状などの提出を求め、確実に本人の意思によるものかを確認します。なりすましや第三者による嫌がらせを防ぐためにも、この手順は必須です。本人の意思が確認できたら、速やかに書面で回答書を作成し、記録に残る形で送付します。

3. 雇用形態の確認と退職日の調整

従業員の雇用形態（無期雇用・有期雇用）を確認し、適切な退職日を設定します。有期雇用の場合は契約期間までの勤務が原則ですが、「やむを得ない事由」がある場合は即時退職も認められるため、退職理由の把握も重要です。

よくあるトラブル事例と回避方法

退職代行を使われることで発生しやすい3つの主要なトラブルと、その対策について詳しく見ていきましょう。

トラブル事例1：他の従業員への業務負担増加

突然の退職により人員補充が間に合わず、残った従業員の業務量が急激に増加することがあります。これにより職場の不満が高まり、連鎖的な退職につながるリスクがあります。

対策：退職が決定次第、速やかに業務の再配分を行い、影響を受ける従業員には丁寧な説明と適切な評価を約束しましょう。また、新規採用の計画も早急に進める必要があります。

トラブル事例2：企業の信頼・評判への影響

退職代行の利用が外部に知られることで、顧客や取引先からの信頼失墜や、社内での退職の連鎖反応が起こる可能性があります。

対策：退職理由を適切に分析し、根本的な職場環境の改善に取り組むことで、今後の予防策を講じることが重要です。

トラブル事例3：法的紛争への発展

企業が退職を不当に拒んだり、適切な手続きを怠ったりすることで、訴訟に発展するケースもあります。特に、パワハラやサービス残業などが退職理由の場合は注意が必要です。

対策：退職代行からの申し出には法的根拠に基づいて適切に対応し、無理な引き留めは避けましょう。年次有給休暇の消化状況なども適切に確認し、労働基準法に違反しないよう注意が必要です。

退職代行を使われないための予防策

根本的な解決のためには、退職代行を使わせない職場環境の構築が最も重要です。以下の4つのポイントを中心に、予防策を講じましょう。

1. コミュニケーション環境の改善

退職代行を使われる最大の理由は「直接話せる環境ではない」ことです。定期的な1on1ミーティングや、匿名での意見収集システムを導入し、従業員が気軽に相談できる環境を整備しましょう。

2. 労働環境・待遇の見直し

過度な残業やパワハラ、適正でない評価制度など、働きにくさの原因となる要素を定期的に見直します。従業員満足度調査を実施し、具体的な改善点を把握することが重要です。

3. 採用時のマッチング精度向上

そもそも自社に適した人材を採用することで、早期退職を防ぐことができます。企業文化や価値観の共有、現実的な業務内容の説明など、採用段階でのミスマッチを減らす取り組みが効果的です。

4. 管理職のマネジメントスキル向上

直属の上司との関係が退職の大きな要因となることが多いため、管理職のマネジメント能力向上に投資することが重要です。適切な指導方法やコミュニケーション技術の研修を定期的に実施しましょう。

まとめ｜戦略的な人事管理で健全な職場環境を

退職代行を使われることは、企業にとって一時的な業務負荷の増加だけでなく、組織の根本的な課題を示すシグナルでもあります。適切な対処法を知ることはもちろん重要ですが、より本質的には「なぜ従業員が直接話せないのか」という原因を究明し、改善していくことが求められます。

特に人材不足が深刻な現代において、優秀な人材の流出を防ぐことは企業の競争力に直結する重要な課題です。定期的な職場環境の見直し、従業員とのコミュニケーション機会の創出、そして採用段階でのミスマッチ防止など、総合的なアプローチが必要となります。

株式会社日産広告社では、企業の人材採用から定着まで、総合的な人事戦略をサポートしています。退職代行対策も含めた職場環境の改善や、適切な人材採用によるミスマッチ防止など、お客様の課題に応じたソリューションをご提案いたします。人事に関するお悩みがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。